Как научится экономить время?

Нервный крик «это срочно!» действует, как пожарная сирена. Мы спешим, напрягаемся, расходуем энергию и в итоге на действительно важные дела, из тех, что должны были бы привести к Главной цели, не остается ни времени, ни сил. Самое обидное, когда потом оказывается, что половина этих срочных дел была не так уж важна… Как же повысить эффективность своей деятельности? И можно ли в сутках, распланированных, казалось бы, до секунды, выкроить хоть чуточку свободного времени?

Идеальный баланс

Чтобы понять, на что мы расходуем время и почему так мало успеваем сделать, хотя тратим на достижение цели очень много энергии, нужно просто разложить все по полочкам, и посмотреть, что получится. Все проекты и задачи можно распределить по четырем секторам так называемой «матрицы тайм-менеджмента». Возможно, вы удивитесь, но срочные дела занимают до 80% времени, а их значение и эффективность редко превышают 20%. В то же время делам, приносящим 80% результата (все они сосредоточены во втором квадрате тайм-матрицы — важно, но не срочно), отводятся оставшиеся 20% часов и минут. 

В идеале же затраченное время должно соответствовать полученному результату. Чтобы сделать свои идеальные планы частью реальной жизни, заранее отводите для них время в плане на месяц и неделю. Как минимум один час в день вы должны посвящать реализации своей Цели (как только вы сможете отнестись к этой фразе не как к пафосному изречению, а как к практическому руководству, дело пойдет). И лучше будет, если этот час будет приходиться на одно и то же время. Постепенно сформируется при-вычка, которая есть у большинства преуспевших людей — в данное время заниматься данным делом и ничем иным. Во вторник и среду — дни наибольшей деловой активности — стоит отводить на дела «из второго квадрата» два или три часа.

Автор концепции 20/80, итальянский социолог Вильфредо Парето, еще в конце позапрошлого века заметил любопытную закономерность, которая впоследствии получила название «Закон Парето». Звучит он так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Будучи ученым и исследователем, Парето проверял свою формулу 20/80 на разных областях человеческой деятельности и везде получал схожий результат: 20% людей, по его вычислениям, обладали 80% богатств от общего количества имущества в стране; 20% покупателей приносят 80% прибыли и т.д. Конечно, цифры 20 и 80 условны: где-то речь может идти о соотношении 15/85, а где-то 30/70. Но базовый принцип закона Парето остается незыблемым и справедливым, осо¬бенно в том, что касается самого дорогого для нас — времени.

СОВЕТ на 25000?!
Чтобы «важное» заняло подобающее место в вашей жизни, попробуйте применить на практике «совет стоимостью 25 000 долларов». Говорят, именно в такую сумму оценил эту рекомендацию получивший ее бизнесмен. Составьте список важнейших дел на день и пронумеруйте их в соответствии с важностью. С самого утра приступите к делу № 1 и занимайтесь им, пока не закончите. Перепроверьте список приоритетов и приступите к делу №2. 

Третье дело из списка начинайте, только когда закончите второе. Воз-можно, к вечеру вы не сделаете всего, что было запланиро¬вано, но вы решите важнейшие дела. И увидите — вот он, закон Парето! — результативность ва¬шей деятельности резко возросла, пусть даже вы сделали всего треть или четверть запланиро¬ванных дел.
ПОДСКАЗКА. Такой план нужно составлять заново для каждо¬го дня и следовать ему.

ВЫРАБАТЫВАЕМ СТРАТЕГИИ

Цель поставлена, приоритеты обозначены, сроки определены. Теперь продумайте и подробно распишите, что именно нужно предпринять для достижения цели — какие задачи решить, ка¬кие подходы найти. Приурочьте выполнение этих конкретных задач к определенным срокам. Ведь чтобы позволить себе новую просторную квартиру через год и 11 месяцев, на коридор вы должны заработать не позже ноября текущего года. Что для этого надо сделать? Нужен план. Запомните главные принципы планирования, без которых план так и останется художественным произведением на листе бумаги:

Самое главное: в основе планирования должен лежать принцип важности, а не срочности.

Планировать нужно всегда от общего к частному. То есть, сперва определитесь с глобальными задачами, скажем, на год. Исходя из годового плана, сделайте рас писание дел на месяц, затем — на неделю (это обязательно приблизит вас к выполнению более долгосрочных проектов). И только с учетом последнего составляйте план на день.

Не допускайте внезапного появления новых целей. В месячном плане не должно быть крупных задач, не вытекающих из плана на год. Либо внесите эти новые задачи в свой долгосрочный проект и перестройте его заново, либо, если «новички» не прошли проверку на важность, отбрось¬те их — это коварные пожиратели времени, «ложные цели».

Соблюдайте принцип 60/40. То есть заранее расписывайте занятость только на 60% времени. Жизнь непредсказуема, обстоятельства постоянно меняются, и если вы будете планировать каждую секунду, малейший сбой приведет к катастрофе. 40% временного запаса позволят не отрываться от реальности и не перенапрягаться.

Не реже, чем раз в полгода проводите ревизию долгосрочных планов. Какие-то цели могут потерять свою привлекательность, одни окажутся ближе, чем казалось, другие — дальше. Ваш план всегда должен быть реальным, только тогда он помогает управлять временем.